商談スペースのレイアウトを考えよう！

会社の中で取引先と商談する場合、よい印象を与えることが重要となります。従業員のあいさつや身だしなみなども大切な要素ですが、商談する場所についても特別な配慮が必要です。テーブルやソファ、椅子などの色や材質、配置、明るさなどによって部屋の雰囲気が変わってきます。商談に適したレイアウトと注意するポイントについて解説します。

商談スペースのレイアウトを決めるポイント

会社にとって取引がうまくいくか重要な場所となるのが、商談室になります。会社に入って初めて目にするエントランスも重要な場所のひとつですが、商談となれば顧客との特別な空間となります。

会社のイメージを印象づける場所となり、好みのデザインやレイアウトでは失敗する可能性があります。重要なポイントを押さえてレイアウトを考えましょう、

居心地の良さ

顧客にとって居心地がよいと思う空間を作ることが大切なポイントです。これから商談するわけですから、居心地が悪いと話もまとまらない可能性があります。

高級な家具を設置しこだわったデザインの内装などは会社が安定している印象を与えますが、その一方で威圧感を出してしまう恐れがあるでしょう。観葉植物などを置くのもリラックス効果が期待できます。

商談室をどう利用するか

商談するだけの場所でもよいのですが、自社の会議室として利用する会社も多いでしょう。その場合はテーブルや椅子など、必要な家具の購入も変わります。

もちろんレイアウトも異なるため、家具を購入する際には事前に検討することが重要です。商談室の使用目的をどちらに優先するのかによってレイアウトを考えなければなりません。

目的にあわせて、これからのことを考慮し、レイアウトしてみましょう。

商談スペースのレイアウトの種類・特徴まとめ

商談室の使い方はレイアウトによって印象も使い勝手も変わります。こちらではレイアウトの種類と特徴をまとめてみました。

対面形式

テーブルの向かい側に対面で座る対面形式が一般的です。契約や商談する際、対等な立場として話し合いができます。参加する人数によってテーブルや椅子の配置が変わりますが、人数が多くなるとコミュニケーションが取りづらく声が聞き取りにくいという場合があります。

コの字形式

テーブルや椅子をコの字に配置し、外側に座る形式です。テーブルを置かない正面にプロジェクターやホワイトボードなど配置することでプレゼンなどにも利用できます。参加している方の様子を確認でき、全員前を見られるため、発表するには最適な形式といえるでしょう。

口の字形式

口の字のようにテーブル・椅子を配置する形式です。距離を保ちながら参加者の顔が見られます。お互いを意識しながら商談に集中できるようになります。緊張感がある重要な会議をしたい場合に適しています。しかし、中央に空間があるため、ある程度の広さが必要となります。

スクール形式

セミナーなどのレイアウトに使われるのがスクール形式です。一般的には正面にスクリーンや演台を配置します。演台で説明する方に集中でき、研修会や講演会などに適しています。参加者とコミュニケーションは取りづらく商談には適していません。

鳥型形式

ひとつの部屋で複数のテーブル・椅子を配置するのが鳥型形式といわれるものです。近年では「アイランド形式」と呼ばれるレイアウトです。

それぞれのテーブルでグループワークや議論ができ、少人数でのコミュニケーションが取りやすくなります。それぞれのテーブルで話し合いがされるため、グループでまとめた意見を全体の会議に報告することが望ましいでしょう。

何に注意してレイアウトを決める？

会議としても利用できるスペースでのレイアウトは、どちらをメインにするか事前に明確にする必要があります。

商談として利用

商談をメインとした場合は、商談室を会社の入り口付近に配置することがよいでしょう。業務中は従業員が電話をしていたり、聞かれたくない業務の内容の話し合いをしたりするという場面もあるかもしれません。

従業員スペースなど、散らかりやすい部分を見られることがなく、社内の会話や商談の内容も聞こえづらいといったメリットがあります。会社の情報が洩れる心配もありません。

部屋の位置が決まったらテーブルや椅子のレイアウトを考え、部屋の広さや参加できる人数を想定した家具選びとビジネスマナーのポイントを把握した事例などを参考にしてみましょう。

商談と会議を兼用

兼用の場合は、リラックスできるような部屋づくりを心がけましょう。部屋の広さも変わってくるため、開放的で明るい雰囲気になるよう、照明や内装まで気を配ることが必要です。

家具の大きさや配置を決める際には入り口から椅子までスムーズになるような動線を考えましょう。実用性を考えた家具選びをすることも大切です。

まとめ

大切な商談をする場所は、家具の配置や部屋の明るさ、レイアウトにも左右される可能性があります。顧客にとって好印象になるような心がけが必要です。

商談室のレイアウトには使用する用途によって異なります。自社でどういう使い方をしたいのか明確にし、解説した形式の種類や特徴を参考に検討してみることをおすすめします。