オフィス環境の改善にこだわる会社が増えている！オフィスデザインとは

机の配置や装飾・コミュニケーション設計などにこだわったうえでオフィスを作り上げることを「オフィスデザイン」といいます。見た目がよくなることはもちろん、快適性が向上したり、社員のモチベーションをあげたりすることもできるのが特徴です。オフィス環境の改善を目指すのであれば、これから紹介するポイントを参考にしてください。

オフィス環境を改善することで期待できる効果

オフィスデザインの効果は、オフィスがすっきりときれいになる、デザイン性が高くなりインパクトが与えられるなど、見た目に関することがよく挙げられます。しかし、そのほかにもたくさん効果があるのでご紹介しましょう。

業務の効率化

必要な資料がすぐに探せたり、頻繁に使う機械をすぐに使える場所に配置したりするなどの工夫により、業務がスムーズに進むことが期待できます。時短にもなるため、生産性も向上するでしょう。今まで感じていた無駄をなくせば、通常業務に使える時間を増やして仕事を進めやすくなります。

社員のモチベーションアップ

オフィスの利便性を高めれば快適性が向上します。そうすると、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。無駄に場所をとっていた空間を見直してリフレッシュスペースを作れば、社員の満足度も高くなるはずです。季節や時期によって繁忙期がある業界だとすれば、このスペースはかなり重宝されるでしょう。

コミュニケーションの円滑化

オフィスのレイアウトを工夫すると、コミュニケーションを円滑化することも可能です。たとえば気軽にミーティングできるスペースを設ける、社員の共有スペースを作るなどを行えば社員同士のコミュニケーションが増えるでしょう。また、社員同士が話し合う場を設けることにより、積極性も向上できるかもしれません。

オフィスデザインを決めるときのポイント

何かを新しくする際、ついデザイン性を高くしようと考えてしまいますが、オフィスデザインではそうはいきません。オフィスデザインを決めるときは「社員の意見を聞く」「コンセプト・コーポレートカラーを決める」「ワークスタイルに合わせる」をポイントに改善を試みましょう。

社員の意見を聞く

オフィスの快適性や利便性を向上させたい場合、社員の意見を聞くのが一番です。まずは普段から無駄だと思うような作業はないか、オフィス内で不便だと思うところはないか聞いてみましょう。社員が多い場合は、部署ごとにアンケートを取るのもよいかもしれません。社員の意見を聞いて反映することにより、社員の満足度アップも期待できます。上層部がすべてを決めるトップダウンの企業も多いですが、こうした機会に自分の意見が反映されれば企業への愛着も強くなるでしょう。

コンセプトとコーポレートカラーを決める

オフィスデザインにおけるコンセプトとコーポレートカラーの決定は、オフィスに統一感を出すために必要です。そのためにはまず「理想の働き方」の指針を示したコンセプトを決定しましょう。コンセプトが決まれば、そのコンセプトがイメージできそうなカラーを選定します。「○○会社といえば赤色！」のように企業のイメージができるコーポレートカラーを取り入れれば、オフィスの統一感も増すはずです。

ワークスタイルに合わせて設計する

会社によってワークスタイルはさまざまでしょう。特定の機会を頻繁に使う会社もあれば、ミーティングなどでアイデアを出し合う機会が多い会社もあります。そのようなワークスタイルに合わせ、オフィスデザインを設計しましょう。また、社員の導線を考えた上での配置が重要です。部署が違っても情報共有やミーティングが多いのであれば近い場所に配置したり、ミーティングが多い部署ではオフィスの中央にミーティングスペースを設置したりすることで、必要なときすぐ招集をかけられるでしょう。

オフィスデザインを決めるときに気をつけるべきこと

利便性の向上や業務効率などを考慮したオフィスデザインが理想ですが、それ以外にも企業のオフィスとして気をつけるべきことがあります。それはセキュリティと安全性です。いくら利便性が向上してもセキュリティと安全対策ができていなければ、顧客の信頼を失うことになりかねません。

セキュリティ対策

部署によっては顧客情報や従業員の情報を扱っていたり、その会社オリジナルの商品・技術に関する情報が詰まっていたりすることもあります。そのため、セキュリティ対策が必要です。重要な情報を扱い部署は入口から遠かったり、周りから画面が見えにくい場所に設置したりするなどの対応が必要です。社外に絶対に流出させてはいけない資料があれば、入退室をIDカードで管理するのもよいでしょう。今までアナログで対処していた点があれば、これを機にIT化してセキュリティを向上させてもよいかもしれません。

安全性の意識

日本では自然災害も頻繁にあるため、安全性を意識することも必要です。たとえば地震や火災が発生したときにすぐ逃げられるよう、避難通路や非常口が誰から見てもわかりやすく逃げやすい場所にあることが求められます。災害発生時にはパニックを起こす可能性もあるため、逃げる人でごった返ししないためにも通路は広めにとっておくとよいでしょう。また、通路に邪魔な荷物を置かなくて済むよう収納を充実させることもひとつの手です。

まとめ

ここまで業務効率をあげたり、従業員の満足度を上げたりするオフィスデザインについて説明しました。業務の効率化や社員の満足度向上を目的に、オフィス環境の改善にこだわる会社が増えてきています。中には魅力的なオフィスをアピールすることで、リクルート活動に役立てている会社もいるかもしれません。「どこを改善したらよいのだろう」と悩んでいるのであれば、まずは業務で感じる無駄がないか社員にヒアリングしてみましょう。思いもよらないアイデアが出て、社員も顧客も満足できるような設計にできるかもしれません。